Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Finito is een product van Moof grafisch ontwerp Comm.V, Steenland 46, 8930 Rekkem, België, ondernemingsnummer BE 0833.354.120, hierna "Moof" of "wij". Vragen over privacy stuur je naar hallo@finito.work.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor de gegevens van onze klanten zelf (wie een account aanmaakt, betaalt of ons contacteert) en voor bezoekers van finito.work zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat dit privacybeleid.

De gegevens die een bedrijf in Finito over zijn medewerkers bijhoudt, zoals uren, planning en afwezigheden, verwerken wij in opdracht van dat bedrijf. Het bedrijf is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst in onze voorwaarden. Ben je medewerker en heb je een vraag over je gegevens in Finito, richt je dan eerst tot je werkgever. We helpen je werkgever om je vraag te beantwoorden.

3. Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, taal, rol in het bedrijf en de bedrijfsnaam.
• Beveiliging: je wachtwoord (enkel versleuteld opgeslagen) en de gegevens voor tweestapsverificatie.
• Werkgegevens: geregistreerde uren, timers, projecten, taken, opmerkingen en berichten, planning, arbeidsregeling, beoordelingen van overuren en glijdend uurrooster, en loonexports.
• Afwezigheden: verlof, recup en ziekte, met datum en duur. Finito vraagt geen medische informatie: bij ziekte wordt enkel bijgehouden dat iemand afwezig is. Collega's zien alleen "afwezig".
• Bedragen: uurtarieven en kostprijzen, als het bedrijf die invult. Enkel wie daar recht op heeft, ziet ze.
• Logboek: wie wanneer welke uren of gegevens wijzigde, zodat de oorspronkelijke registratie zichtbaar blijft.
• Facturatie en betaling: bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, factuuradres, formule, aantal gebruikers en de betaalstatus. Betaalgegevens zoals kaart- of rekeningnummers gaan rechtstreeks naar Mollie. Wij zien die niet.
• Technische gegevens: beperkte gegevens die nodig zijn om de dienst te beveiligen en fouten op te sporen, zoals tijdstippen van aanmelden.

4. Waarom verwerken we die gegevens?

• Om je account en dat van je collega's aan te maken en te beveiligen, en om Finito te leveren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Om mails te sturen die bij de dienst horen, zoals uitnodigingen, inlogbevestigingen, meldingen, budgetwaarschuwingen en de maandelijkse export. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Om betalingen af te handelen en facturen op te maken en te bewaren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Om misbruik te voorkomen, de dienst te beveiligen en ondersteuning te bieden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang.

We verkopen geen gegevens, sturen geen reclame naar medewerkers van onze klanten en gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen.

5. Externe dienstverleners

We werken met deze dienstverleners. Ze krijgen alleen wat nodig is voor hun taak:

• Supabase: database en aanmelden. De gegevens staan op servers in Frankfurt, Duitsland.
• Cloudflare: hosting en beveiliging van de app en het domein.
• Brevo: versturen van e-mails, Frankrijk.
• Mollie: betalingen, Nederland.
• Hetzner en RunCloud: server en serverbeheer van de website finito.work.
• Google Fonts: het lettertype van de website.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte gaan, zoals bij Cloudflare of Google, gebeurt dat met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. De website en cookies

Op finito.work gebruiken we geen advertentie- of trackingcookies en geen bezoekersstatistieken van derden. De website laadt een lettertype bij Google Fonts. Daarbij ontvangt Google je IP-adres. In de app zelf gebruiken we enkel wat nodig is om je aangemeld te houden.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Zolang je account actief is.
• Medewerkers die uit dienst gaan, worden in Finito gearchiveerd en niet gewist. Zo kan de werkgever aan zijn wettelijke bewaarplicht voldoen. De werkgever kan ons vragen om gegevens van gearchiveerde medewerkers te verwijderen.
• Na het einde van een account verwijderen we de gegevens binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.
• Back-ups worden na maximaal 30 dagen overschreven.

8. Beveiliging

De gegevens van elk bedrijf zijn in de database afgeschermd van die van andere bedrijven. Beheerders moeten tweestapsverificatie gebruiken. Alle verbindingen zijn versleuteld. Geheime sleutels staan enkel op de server, nooit in de app of de browser. Medewerkers zien alleen wat bij hun rol hoort.

9. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, verbetering, overdracht, beperking of verwijdering van je persoonsgegevens, en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Mail daarvoor naar hallo@finito.work. We antwoorden binnen een maand. Gaat het om gegevens die je werkgever in Finito bijhoudt, dan sturen we je vraag door naar je werkgever.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer Finito of de gebruikte diensten wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Lees ook onze algemene voorwaarden.