Conditions générales

1. Qui nous sommes et à qui s'adresse Finito

Finito est un produit de Moof grafisch ontwerp Comm.V, Steenland 46, 8930 Rekkem, Belgique, numéro d'entreprise BE 0833.354.120, ci-après « Moof » ou « nous ». Vous pouvez nous joindre via hallo@finito.work.

Finito est destiné à un usage professionnel par des entreprises, des indépendants et des organisations, ci-après « le client » ou « vous ». Quiconque crée un compte au nom d'une entreprise déclare être habilité à la représenter et engage également cette entreprise. En créant un compte ou en utilisant Finito, vous acceptez les présentes conditions. Elles priment sur les éventuelles conditions propres du client, sauf accord écrit contraire.

2. Ce que fait Finito, et ce qu'il ne fait pas

Finito aide votre équipe à enregistrer les heures, planifier le travail, suivre projets et budgets, valider les écarts par rapport à l'horaire et générer un export de paie pour votre secrétariat social.

• Finito n'est pas un secrétariat social. Finito ne calcule ni salaires, ni suppléments, ni sursalaires et ne gère pas les commissions paritaires. Ces calculs sont faits par votre secrétariat social.
• Finito n'établit pas de factures. Finito prépare les heures par client et par projet. La facturation se fait dans votre propre logiciel comptable.
• Finito ne donne pas d'avis juridique. En tant qu'employeur, vous restez responsable du respect du droit du travail, comme les règles sur le temps de travail, les heures supplémentaires, l'horaire flexible et leur enregistrement. Vérifiez les données avant de les transmettre à votre secrétariat social.

3. Votre compte et votre équipe

• La personne qui crée l'entreprise en est le propriétaire. Le propriétaire peut inviter des administrateurs et des collaborateurs et décide qui voit quoi.
• Chaque utilisateur a son propre compte nominatif, avec une adresse e-mail dont il dispose lui-même. Le partage de compte n'est pas autorisé.
• Les propriétaires et administrateurs doivent utiliser la vérification en deux étapes. Vous gardez votre mot de passe et vos codes secrets. Tout ce qui se passe via votre compte est réputé fait par vous. Vous constatez un abus ? Signalez-le-nous immédiatement.
• Chaque entreprise a droit à une seule période d'essai gratuite. Démarrer un nouvel essai pour contourner les limites n'est pas autorisé.

4. Vos données

Toutes les données que vous et votre équipe encodez dans Finito restent les vôtres. Vous veillez à ce qu'elles soient exactes et à ce que vous puissiez les traiter. Vous pouvez exporter vos données à tout moment. Vous autorisez Moof uniquement à les stocker et à les traiter dans la mesure nécessaire pour vous fournir Finito.

Finito lui-même, avec le logiciel, le design, le nom et le logo, reste la propriété de Moof. Vous recevez un droit d’utilisation personnel et non transférable tant que votre compte est actif.

5. Utilisation interdite

Il n'est pas permis d'utiliser Finito pour :

• traiter des données pour lesquelles vous n'avez pas de base juridique valable, ou surveiller des collaborateurs d'une manière interdite par la loi ;
• encoder des informations médicales ou d'autres données sensibles non nécessaires, comme la cause d'une maladie ;
• copier, décompiler, extraire de manière automatisée ou surcharger Finito, ou en tester ou contourner la sécurité ;
• revendre ou louer Finito, ou le proposer comme service à des tiers sans notre autorisation écrite.

6. Vie privée et contrat de sous-traitance

La manière dont Moof traite les données des clients et des visiteurs du site est décrite dans notre politique de confidentialité. Pour les données personnelles de vos collaborateurs que vous gérez dans Finito, vous êtes responsable du traitement et Moof est sous-traitant. Pour ce traitement, le présent article vaut contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD :

• Objet : la fourniture de Finito, pendant la durée de votre compte. Sont concernées les données d'identification et de contact, les données de travail et de planning, les heures, les absences (sans détails médicaux), les régimes de travail et, si vous les encodez, les taux horaires, de vos collaborateurs et autres utilisateurs.
• Moof ne traite ces données que sur vos instructions et pour fournir Finito. Vos instructions sont les présentes conditions et ce que vous configurez dans Finito.
• Toute personne ayant accès chez Moof est tenue au secret.
• Moof prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, comme le cloisonnement des données par entreprise, des connexions chiffrées et la vérification en deux étapes obligatoire pour les administrateurs.
• Moof fait appel à des sous-traitants ultérieurs pour l'hébergement, la base de données, l'e-mail et les paiements, comme indiqué dans la politique de confidentialité, et leur impose des obligations similaires. En utilisant Finito, vous l'acceptez. Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ultérieur à l'avance, afin que vous puissiez vous y opposer.
• Moof vous assiste raisonnablement pour les demandes des personnes concernées, une analyse d'impact relative à la protection des données et les contrôles, et notifie sans retard injustifié toute fuite de données touchant vos données.
• Après la fin de votre compte, Moof supprime les données dans les 30 jours, sauf ce que nous devons légalement conserver. Téléchargez donc votre export à l'avance.

Vous veillez à disposer d'une base juridique valable pour les données que vous utilisez dans Finito, et à informer correctement vos collaborateurs.

7. Période d'essai, formules et paiement

• La période d'essai gratuite dure 30 jours. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités, sans carte de crédit.
• Si vous ne choisissez pas de formule payante après l'essai, votre entreprise passe à la formule gratuite Solo : 1 utilisateur, suivi des heures avec chrono et 10 projets maximum. Rien n'est effacé, mais dès ce moment seul le propriétaire peut encore se connecter et seuls les 10 projets les plus anciens restent ouverts. Les projets plus récents avec leurs heures, les comptes des autres collaborateurs et les fonctionnalités de Team et Pro sont grisés. Si vous choisissez plus tard une formule payante, tout revient immédiatement.
• Les formules payantes coûtent un montant fixe par utilisateur et par mois, avec un minimum de 2 utilisateurs. Les prix en vigueur figurent sur finito.work. Tous les prix sont en euros et hors TVA.
• Un abonnement mensuel ou annuel est renouvelé automatiquement et payé via notre partenaire de paiement Mollie, jusqu'à ce que vous le résiliiez. Avec un abonnement annuel, vous payez onze mois pour douze (1 mois gratuit).
• Si vous ajoutez ou retirez des utilisateurs, le montant s'adapte à partir du paiement suivant.
• Vous pouvez résilier à tout moment dans les paramètres de Finito. Votre abonnement court jusqu'à la fin de la période payée. Les périodes payées ne sont pas remboursées.
• Nous pouvons modifier nos prix. Pour un abonnement en cours, nous annonçons toute modification de prix au moins 30 jours à l'avance. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau prix.
• En cas d'échec de paiement, nous vous prévenons. Si le paiement reste impayé, votre entreprise passe à la formule gratuite jusqu'au règlement complet. Pour les entreprises, tout retard de paiement entraîne les intérêts et indemnités légaux prévus par la loi du 2 août 2002.

8. Disponibilité et sauvegardes

Nous faisons de notre mieux pour que Finito fonctionne bien, en sécurité et sans interruption, mais nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. La maintenance, les mises à jour, les pannes chez nos prestataires et la force majeure peuvent interrompre temporairement le service. Des fonctionnalités peuvent changer, s'améliorer ou disparaître.

Nous faisons des sauvegardes pour pouvoir restaurer vos données après un incident technique. Les sauvegardes ne sont pas un service d'archivage. Finito envoie chaque mois automatiquement au propriétaire un export des heures et des absences. Conservez vous-même ces exports, en particulier pour votre obligation légale de conservation en tant qu'employeur.

9. Responsabilité

Finito est un outil. Moof est tenu à une obligation de moyens, pas de résultat. Dans la mesure permise par la loi :

• Moof n'est pas responsable de l'exactitude des données que vous ou votre équipe encodez, des décisions que vous prenez sur la base de Finito, ni des erreurs dans les salaires, suppléments ou factures établis sur la base de données issues de Finito ;
• Moof n'est pas responsable des dommages indirects, comme le manque à gagner, la perte de chiffre d'affaires, la perte de données, les amendes ou les opportunités manquées ;
• la responsabilité totale de Moof par sinistre et par an est limitée au montant que vous avez effectivement payé à Moof au cours des 12 mois précédant le sinistre, avec un maximum de 500 euros ;
• toute réclamation doit nous être signalée par écrit au plus tard 3 mois après que vous avez constaté le dommage, faute de quoi elle est prescrite.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de fraude de Moof, ni dans la mesure où la loi interdit une limitation.

10. Garantie

Vous garantissez Moof contre toute réclamation, amende, indemnité et frais de tiers, de collaborateurs ou d'autorités découlant de votre utilisation de Finito, des données que vous encodez, ou d'une violation des présentes conditions ou de la loi.

11. Suspension et fin

Moof peut limiter, suspendre ou résilier votre accès si vous enfreignez les présentes conditions ou la loi, en cas de suspicion de fraude ou d'abus, ou en cas de non-paiement. Vous n'avez alors droit à aucun remboursement ni indemnité.

Vous pouvez faire clôturer votre compte à tout moment via hallo@finito.work. Après la fin de votre compte, nous supprimons vos données dans les 30 jours, sauf ce que nous devons légalement conserver. Les articles qui, par nature, continuent de s'appliquer, comme la responsabilité, la garantie et le droit applicable, restent en vigueur après la fin.

12. Force majeure

Moof n'est pas responsable des manquements dus à des circonstances échappant à son contrôle raisonnable, comme des pannes chez des hébergeurs ou d'autres prestataires, des coupures d'internet ou de courant, des cyberattaques, des mesures des autorités, la maladie et les catastrophes naturelles.

13. Modification des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. En cas de changement important, nous vous prévenons au moins 30 jours à l'avance par e-mail ou dans Finito. Si vous continuez à utiliser Finito après la date d'entrée en vigueur, vous acceptez la nouvelle version. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier avant cette date.

14. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions et toute utilisation de Finito sont exclusivement régies par le droit belge. En cas de litige, nous cherchons d'abord une solution ensemble. À défaut, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Flandre occidentale, division Courtrai, sont compétents.

15. Dispositions finales

Si une disposition est nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent valables et nous remplaçons la disposition nulle par une disposition valable aussi proche que possible. Le fait de ne pas exercer immédiatement un droit ne signifie pas que nous y renonçons. Vous ne pouvez pas céder vos droits et obligations découlant des présentes conditions sans notre accord. Moof peut céder Finito et le présent contrat à une autre entreprise. Seule la version néerlandaise des présentes conditions fait foi.