Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Finito est un produit de Moof grafisch ontwerp Comm.V, Steenland 46, 8930 Rekkem, Belgique, numéro d'entreprise BE 0833.354.120, ci-après « Moof » ou « nous ». Pour toute question sur la vie privée, écrivez à hallo@finito.work.

2. Deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant

Pour les données de nos propres clients (qui crée un compte, paie ou nous contacte) et pour les visiteurs de finito.work, nous sommes responsable du traitement. C'est l'objet de la présente politique de confidentialité.

Les données qu'une entreprise conserve dans Finito sur ses collaborateurs, comme les heures, le planning et les absences, nous les traitons pour le compte de cette entreprise. L'entreprise est alors responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Les accords à ce sujet figurent dans le contrat de sous-traitance repris dans nos conditions. Vous êtes collaborateur et avez une question sur vos données dans Finito ? Adressez-vous d'abord à votre employeur. Nous l'aiderons à répondre à votre question.

3. Quels types de données traitons-nous ?

• Données de compte : nom, adresse e-mail, langue, rôle dans l'entreprise et nom de l'entreprise.
• Sécurité : votre mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée) et les données de la vérification en deux étapes.
• Données de travail : heures enregistrées, chronos, projets, tâches, remarques et messages, planning, régime de travail, validations des heures sup et de l'horaire flexible, et exports de paie.
• Absences : congés, récup et maladie, avec date et durée. Finito ne demande aucune information médicale : en cas de maladie, seule l'absence est enregistrée. Les collègues voient uniquement « absent ».
• Montants : taux horaires et prix de revient, si l'entreprise les encode. Seuls ceux qui y ont droit les voient.
• Journal : qui a modifié quelles heures ou données et quand, pour que l'enregistrement d'origine reste visible.
• Facturation et paiement : nom de l'entreprise, numéro de TVA, adresse, adresse de facturation, formule, nombre d'utilisateurs et statut de paiement. Les données de paiement comme les numéros de carte ou de compte vont directement à Mollie. Nous ne les voyons pas.
• Données techniques : données limitées nécessaires pour sécuriser le service et détecter les erreurs, comme les heures de connexion.

4. Pourquoi traitons-nous ces données ?

• Pour créer et sécuriser votre compte et celui de vos collègues, et pour fournir Finito. Base juridique : exécution du contrat.
• Pour envoyer les e-mails liés au service, comme les invitations, les confirmations de connexion, les notifications, les alertes de budget et l'export mensuel. Base juridique : exécution du contrat.
• Pour traiter les paiements et établir et conserver les factures. Base juridique : exécution du contrat et obligations légales.
• Pour prévenir les abus, sécuriser le service et fournir de l'assistance. Base juridique : notre intérêt légitime.

Nous ne vendons pas de données, n'envoyons pas de publicité aux collaborateurs de nos clients et n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'IA.

5. Fournisseurs de services externes

Nous travaillons avec ces prestataires. Ils ne reçoivent que ce qui est nécessaire à leur mission :

• Supabase : base de données et connexion. Les données sont hébergées sur des serveurs à Francfort, en Allemagne.
• Cloudflare : hébergement et sécurité de l'application et du domaine.
• Brevo : envoi des e-mails, France.
• Mollie : paiements, Pays-Bas.
• Hetzner et RunCloud : serveur et gestion du serveur du site finito.work.
• Google Fonts : la police de caractères du site.

Lorsque des données quittent l'Espace économique européen, comme chez Cloudflare ou Google, cela se fait avec les garanties exigées par le RGPD, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Le site et les cookies

Sur finito.work, nous n'utilisons ni cookies publicitaires ou de suivi, ni statistiques de visite de tiers. Le site charge une police via Google Fonts. Google reçoit alors votre adresse IP. Dans l'application elle-même, nous n'utilisons que ce qui est nécessaire pour vous garder connecté.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

• Tant que votre compte est actif.
• Les collaborateurs qui quittent l'entreprise sont archivés dans Finito, pas effacés. L'employeur peut ainsi respecter son obligation légale de conservation. L'employeur peut nous demander de supprimer les données de collaborateurs archivés.
• Après la fin d'un compte, nous supprimons les données dans les 30 jours, sauf ce que nous devons légalement conserver, comme les factures.
• Les sauvegardes sont écrasées au plus tard après 30 jours.

8. Sécurité

Dans la base de données, les données de chaque entreprise sont cloisonnées de celles des autres entreprises. Les administrateurs doivent utiliser la vérification en deux étapes. Toutes les connexions sont chiffrées. Les clés secrètes se trouvent uniquement sur le serveur, jamais dans l'application ou le navigateur. Les collaborateurs ne voient que ce qui correspond à leur rôle.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, la portabilité, la limitation ou l'effacement de vos données personnelles, et vous opposer à certains traitements. Écrivez pour cela à hallo@finito.work. Nous répondons dans un délai d'un mois. S'il s'agit de données que votre employeur conserve dans Finito, nous transmettons votre demande à votre employeur.

Vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ? Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Modifications

Nous adaptons cette politique lorsque Finito ou les services utilisés changent. La version en vigueur figure toujours sur cette page. Lisez aussi nos conditions générales.